La checklist de la surveillance annuelle de certification

Vingt cinq points à cocher pour arriver à la surveillance avec vos justifications déjà réunies, au lieu de fouiller douze mois d’archives la veille au soir.

1. Le dossier du cabinet, à sortir en premier

• Listez tous les numéros de certification actifs, y compris ceux des techniciens partis en cours d’année.
• Rassemblez les attestations de certification de chaque opérateur, avec leur date d’échéance.
• Vérifiez que votre attestation d’assurance de responsabilité civile professionnelle couvre la période auditée.
• Imprimez vos procédures de relevé et de relecture dans la version réellement appliquée par l’équipe.
• Relisez les remarques de la dernière surveillance et notez ce que vous en avez fait, point par point.

2. Le tri de votre production avant la visite

• Sortez la liste des DPE déposés sur la période auditée, par technicien et par mois.
• Classez les rapports par score de risque plutôt que par date, pour relire les bons dossiers d’abord.
• Isolez tous les rapports situés à moins de 5 pour cent d’une frontière d’étiquette.
• Repérez les biens déjà rediagnostiqués par un confrère avec une étiquette différente de la vôtre.
• Marquez les dossiers dont l’auteur a quitté le cabinet, ce sont les plus longs à reconstituer.

3. Les cohérences 3CL à rejouer sur chaque dossier tiré

• Comparez la surface déperditive à la surface habitable et expliquez tout écart marqué.
• Vérifiez que les parois saisies sont compatibles avec l’année de construction déclarée.
• Contrôlez le couple générateur et émetteur, en particulier sur les installations anciennes.
• Repérez les consommations au mètre carré aberrantes face au parc départemental comparable.
• Relisez chaque valeur par défaut retenue et notez pourquoi le relevé n’a pas permis mieux.

4. Les preuves de relevé à retrouver dans le dossier terrain

• Retrouvez les photos de parois, de menuiseries et de générateur prises le jour de la visite.
• Ressortez le croquis coté et la fiche de relevé, même annotés au crayon sur le terrain.
• Classez les documents remis par le propriétaire, factures de travaux et plans compris.
• Datez chaque pièce et rattachez la au numéro du rapport plutôt qu’au nom du client.
• Notez par écrit ce qui manque définitivement, au lieu de laisser la question ouverte le jour de l’audit.

5. Ce qui se prépare avec l’équipe, avant et après

• Prévenez le technicien concerné avant la visite et relisez son dossier avec lui.
• Écrivez chaque action corrective avec sa date, son auteur et le rapport visé.
• Préparez un export unique par technicien et par période, dans l’ordre des points de contrôle.
• Décidez à l’avance qui répond au contrôleur et qui va chercher les pièces demandées.
• Planifiez la relecture du trimestre suivant sur les familles d’écarts relevées ce jour là.